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Política de tratamiento de la información

Política de tratamiento de la información y protección de datos personales.
Lao Kao S.A.


Lao Kao S.A., sociedad constituida en Colombia, con Nit No. 830.047.537-7, domiciliada en la CR 65 No. 80-07 de Bogotá D.C., Colombia, cuyo sitio web es http://www.wok.com.co/ y su teléfono (+57-1) 6307924/7872 (en adelante referenciada como “Wok”), dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, desarrollen o sustituyan (en adelante la “Ley”), pone a conocimiento de los Titulares de los datos personales que sean tratados por Wok de cualquier manera la presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales (en adelante referenciada como la “Política”):

  1. 1. Objeto:

    El propósito principal de la Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por Wok para hacer efectivos esos derechos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales, en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada para que sean tratados por Wok.

    La presente Política, será aplicable en todo momento y durante la realización de todas las actividades que involucren la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, la transferencia y/o trasmisión de datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Wok.

    El presente documento es de obligatorio y estricto cumplimiento para Wok en calidad de responsable del Tratamiento de datos, pudiendo ésta ser consultada por medio físico o electrónico por cualquiera de los Titulares.

  2. 2. Definiciones:

    A los efectos de la presente Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

    2.1. Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.

    2.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal, escrita, electrónica o en cualquier otro formato, generada por el responsable y que se pone a disposición del Titular para informarle acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información que le serán aplicables al tratamiento de sus datos personales; la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

    2.3. Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

    2.4. Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

    2.5. Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

    2.6. Dato Público: Es el dato personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

    2.7. Dato Sensible: Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

    2.8. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

    2.9. Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

    2.10. Titular del Dato Personal: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

    2.11. Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte de un receptor y que a su vez es Responsable de la Información y se encuentra dentro o fuera de la República de Colombia.

    2.12. Transmisión:Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor que tenga calidad de Encargado de la Información.

    2.13. Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación o conjunto de operaciones, electrónicas o no, que permitan la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales.
     
  3. 3. Finalidad y tratamiento de la información:

    3.1. ¿Qué información recolecta Wok?

    La información tratada por Wok corresponde a Datos Personales de sus accionistas, proveedores, empleados, y clientes.

    3.2. ¿Con qué finalidad se utiliza la información?

    Wok utiliza la información, en desarrollo normal del negocio, principalmente para fines comunicativos, así como para: (i) poder realizar pedidos por compras y servicios y reportar información tributaria referente a las compras –frente a sus proveedores–, (ii) elaborar contratos de trabajo, generar pagos laborales y reportar información tributaria –frente a sus empleados–, y (iii) frente a sus clientes, para hacer contacto en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de Wok, así como para enviar de información comercial.

    3.3. ¿Cómo es tratada la información?

    La información es recolectada a través del sitio web de Wok, en formatos de quejas o sugerencias, así como en formatos específicos que son entregados a los Titulares junto con la solicitud de Autorización.  Las bases de datos que Wok obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. Toda la información se encuentra en el programa contable (ERP) y en las bases de datos de la página web, en los cuales hay acceso restringido.
     
  4. 4. Derechos de los Titulares de los Datos Personales:

    Los Titulares de los Datos Personales tendrán los derechos detallados a continuación, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente Política:

    4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Wok o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

    4.2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Wok, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.

    4.3. Presentar solicitudes ante Wok o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

    4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

    4.5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de Wok, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento Wok o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del responsable.

    4.6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

    4.7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

    4.8. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.

    4.9. Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de Wok para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.

    4.10. Conocer a la dependencia o persona facultada por Wok frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

    Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
     
  5. 5. Responsable de la protección de Datos Personales en Wok:

    Wok es el responsable sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos y ha designado al área de Infraestructura Tecnológica como Encargado de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Infraestructura Tecnológica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

    Algunas de las funciones particulares del encargado de la función de la Protección de Datos Personales son:

    5.1. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

    5.2. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

    Los datos de contacto del responsable de la función de protección de datos personales en Wok son los siguientes:

    - Dirección: CR 65 No. 80-07
    - Correo electrónico: contacto@wok.com.co
    - Teléfono: 6307924/7872
    - Área: Infraestructura Tecnológica
     
  6. 6. Procedimiento para ejercer los derechos de los Titulares de datos:

    6.1. Consultas:

    Las consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Wok, pueden dirigirse al responsable de la función de protección de datos personales por medios electrónicos a través del correo electrónico contacto@wok.com.co o telefónicamente en la línea (+57-1) 6307924/7872 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

    Cualquiera que sea el medio, Wok guardará prueba de la consulta y su respuesta. El procedimiento para tales efectos será el siguiente:
    1. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley, Wok recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de Wok y se la hará conocer al solicitante.
       
    2. El encargado de la función de protección de datos personales dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Wok.
       
    3. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
       
    4. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Wok.

    6.2. Reclamos:

    En los casos en que los Titulares de Datos Personales Tratados por Wok consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de Ley de Wok, podrán dirigir sus reclamos por medios electrónicos al correo contacto@wok.com.co.

    Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:
     
    1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley, así:
      • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular
      • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes.
      • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
      • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
         
    2. Wok, antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
       
    3. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Wok requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
       
    4. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Wok no es competente para resolverlo, dará traslado a la persona encargada del área de Infraestructura Tecnológica dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
       
    5. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Wok donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
       
    6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
       
  7. 7. Modificación y/o Actualización de la Política.

    Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página de Internet de Wok.

    Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de las mismas.

    Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

    Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Sin embargo, los datos personales podrán ser conservados por Wok cuando así lo exija cualquier obligación legal.
     
  8. 8. Seguridad

    En desarrollo del principio de seguridad, Wok ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y Wok no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional
     
  9. 9. Vigencia de la Política

    La presente es la segunda versión de la Política y empieza a cumplir sus efectos desde el día 12 de junio de 2017. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política.

 

 

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